Bewaartermijnen

Hoe lang we wat bewaren, en waarom. Laatst gewijzigd: 2026-09-07.

De termijnen

• Je account en je organisatie — tot je ze verwijdert. Er is geen reden om ze langer te houden.
• Je e-Boekhouden-token — tot je ontkoppelt, dan meteen weg. Dit is het gevoeligste dat we van je hebben.
• Documenten (facturen, bonnen) — zolang je abonnement loopt, plus dertig dagen daarna om te kunnen exporteren.
• Facturen die je zelf weggooit — twee jaar, bestand en al. Zie hieronder.
• Boekingsvoorstellen en bevindingen — zolang je abonnement loopt. Ze zijn afgeleid en opnieuw te maken.
• Kaarttransacties — zolang je abonnement loopt. Nodig om te voorkomen dat dezelfde uitgave twee keer wordt geboekt.
• Auditlog — vierentwintig maanden. Zodat na te gaan is wat er is gebeurd.
• Sessies — verlopen na dertig dagen en worden dan opgeruimd.
• Facturatiegegevens — zeven jaar. Dat is een fiscale verplichting van ons.
• Feedback — vierentwintig maanden.

Back-ups lopen er dertig tot negentig dagen achteraan

Dit hoort erbij en stond er lang niet: verwijderde gegevens zijn niet op hetzelfde moment uit de back-ups verdwenen.

Wij maken elke nacht een versleutelde back-up. Die staat vast — hij kan niet gewijzigd of verwijderd worden zolang zijn termijn loopt, ook niet door ons. Dat is met opzet: dat is precies wat een back-up moet overleven.

Verwijder je iets, dan is het meteen weg uit de app, en verdwijnt het binnen de back-uptermijn ook uit de back-ups — uiterlijk negentig dagen. In die periode raken we die kopieën niet aan; ze worden alleen gebruikt als er iets hersteld moet worden.

Een factuur die je weggooit is twee jaar later pas echt weg

Gooi je een factuur weg — met de hand of omdat hij dubbel bleek — dan gaat hij uit je werkvoorraad, maar het bestand en wat we eruit gelezen hebben blijven twee jaar in een apart archief staan. Upload je in die periode precies hetzelfde bestand opnieuw, dan komt de uitlezing terug in plaats van dat het model hem nog een keer moet lezen. Dat scheelt jou geld en wachttijd.

Twee jaar en niet drie maanden, omdat de vraag is hoe lang het kan duren voordat je hetzelfde bestand nóg eens uploadt. In een boekhouding is dat een jaarritme: een afsluiting, een controle van je accountant, een map die je bij de aangifte opnieuw downloadt. Bij drie maanden is de kopie net verlopen op het moment dat hij iets waard is.

Het scherm zegt deze termijn bij het verwijderen, en na afloop wordt het bestand echt opgeruimd. Zeg je je account op, dan gaat het archief meteen mee.

Wil je zo'n factuur eerder weg hebben, dan kan dat — mail ons.

De bewaarplicht van zeven jaar ligt bij jou

Zeven jaar je administratie bewaren is jouw verplichting als ondernemer, en e-boekassistent is nadrukkelijk niet de plek waar dat gebeurt. Je administratie staat in e-Boekhouden, en documenten die hier binnenkomen horen daar ook terecht te komen.

Let op een beperking die we niet kunnen wegnemen: de API van e-Boekhouden biedt geen manier om een bijlage aan een mutatie te hangen. Zolang dat zo is, moet je je documenten langs een andere weg in het archief van e-Boekhouden krijgen. Gebruik e-boekassistent dus niet als vervanging van dat archief.

Wat er gebeurt als je je account verwijdert

De documenten gaan uit de opslag — niet alleen de verwijzing ernaar, maar het bestand zelf, en we controleren of dat gelukt is. De rest van je gegevens gaat mee: administraties, transacties, voorstellen, bevindingen en instellingen.

Twee dingen blijven staan, zonder dat ze nog naar jou wijzen. Regels in de auditlog en eventuele feedback houden hun tekst maar verliezen de koppeling met je account, zodat de geschiedenis klopt zonder jou te bewaren. Staat je naam in een feedbackbericht dat je zelf hebt geschreven, laat het ons dan weten bij je verwijderverzoek — dat halen we er met de hand uit.