Verwerkingsregister

Wat e-boekassistent feitelijk met gegevens doet, per verwerking. Dit register hoort bij de verwerkersovereenkomst. Laatst gewijzigd: 2026-09-07.

Wie waarvoor verantwoordelijk is

Voor je administratie ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker: het zijn jouw boeken, wij verwerken ze in jouw opdracht.

Voor je accountgegevens — je naam, je e-mailadres, je inloggegevens — zijn wij de verantwoordelijke. Die hebben we nodig om je toegang te geven, niet omdat jij ons dat opdraagt.

Proreba B.V., KvK 00000000, Testadres 1, Testplaats. Vragen over dit register: privacy@test.e-boekassistent.nl.

1. Accountbeheer

Toegang geven en beveiligen, op grond van de overeenkomst. Het gaat om je naam en e-mailadres, de versleutelde vorm van je wachtwoord, je tweefactorgeheim en de publieke sleutels van je passkeys, plus sessies met IP-adres en browser, en inlogpogingen.

Bewaard tot je je account verwijdert; auditregels vierentwintig maanden.

2. De koppeling met e-Boekhouden

Je administratie kunnen lezen en, nadat je daarvoor tekent, erin boeken. Het gaat om je API-token (versleuteld opgeslagen en nooit teruggetoond), de naam van je administratie, en een kopie van je grootboek en je relatiebestand.

Let op: je relatiebestand kan namen en adressen van natuurlijke personen bevatten — eenmanszaken, particuliere klanten.

Bewaard tot je ontkoppelt. Daarna meteen weg.

3. Documenten uitlezen

Facturen en bonnen uitlezen en er boekingsvoorstellen van maken, op grond van de overeenkomst. Het gaat om het document zelf en de velden die eruit gelezen worden: leverancier, nummer, datum, bedragen en btw.

Let op: een bon kan persoonsgegevens bevatten die er niet voor bedoeld waren — een naam op een restaurantnota, een adres op een pakbon.

Ontvangers: Anthropic leest het document uit (buiten de EER), Microsoft Azure slaat het op (Ierland). Zie de subverwerkerslijst.

Bewaartermijnen staan in de toelichting bewaartermijnen.

4. Controles

Fouten in je administratie signaleren. Het gaat om afgeleide bevindingen met verwijzingen naar mutaties en bedragen. Bewaard zolang je de dienst gebruikt.

5. Feedback

Wat je ons stuurt over de app, met je account eraan gekoppeld zodat we kunnen terugkoppelen. Vierentwintig maanden.

6. Facturatie

Je abonnement innen, op grond van de overeenkomst en van onze fiscale bewaarplicht. Het gaat om je bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en de gegevens van de betaling. Mollie verwerkt de betaling zelf. Zeven jaar, omdat dat moet.

7. Meekijken, alleen met jouw toestemming

Geef je ons toestemming om mee te kijken, dan kan een beheerder jouw schermen zien om je te helpen. Alleen lezen, hoogstens acht uur, en jij kunt het op elk moment intrekken. Elke keer dat er wordt meegekeken komt in je auditlog te staan, op naam van wie het deed. Zonder jouw toestemming gebeurt dit niet.

Doorgifte buiten de EER

Alles staat binnen de EER — de app, de database, je documenten en de back-ups draaien bij Microsoft Azure in Ierland, met een tweede kopie in Amsterdam.

Met één uitzondering: het uitlezen van je documenten gebeurt bij Anthropic, en dat is buiten de EER. Zie de subverwerkerslijst voor wat dat betekent en wat je eraan kunt doen.